【早安健康精選書摘】
▶利用手帳來確實管理行程，就能同時兼顧工作與私人生活。
▶手帳不僅可以作為規劃行程之用，若能詳實記錄工作內容，手帳便能化身為
▶利用手帳來確實管理行程，就能同時兼顧工作與私人生活。
▶手帳不僅可以作為規劃行程之用，若能詳實記錄工作內容，手帳便能化身為
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秘書、監督者或是教練來幫助你。
運用手帳來管理行程，可以有效釐清該如何執行工作，以及用怎樣的方式才能提升執行效率。如果能學會這樣的使用方法，就可以讓自己的工作腳步快速俐落，在短時間內獲得高成效，並確保擁有私人的時間。
此外， 隨身攜帶的手帳同時也是最利的手寫工具。請拿來記錄工作成果或是有用的資訊，讓手帳幫助你提升自我。手帳可以扮演各種不同的角色，不要只用來記錄行程，請靈活地運用它吧。
管理行程所帶來的成效
當你能妥善管理自己的行程時，在工作與私人生活兩方面都能變得更加充實。
手帳所扮演的多重角色
此外， 隨身攜帶的手帳同時也是最利的手寫工具。請拿來記錄工作成果或是有用的資訊，讓手帳幫助你提升自我。手帳可以扮演各種不同的角色，不要只用來記錄行程，請靈活地運用它吧。
管理行程所帶來的成效
當你能妥善管理自己的行程時，在工作與私人生活兩方面都能變得更加充實。
手帳所扮演的多重角色
手帳不單單只能拿來管理與確認行程，它還扮演了許多不同的角色。越能好好地運用手帳，它所帶來的幫助也就越多。
手帳的種類（1）：尺寸
▶手帳的尺寸從隨身攜帶的頻率、收納位置與書寫量這三點進行考量，以做出
最好的選擇。
▶具代表性的手帳規格有六種。如果平時大多擺在桌上，可選擇A5、B5 尺寸，
要放進包包隨身攜帶者則以A6、B6 尺寸為準。
特別買了手帳，結果不知為何，用起來不順手，所以很少拿出來寫，幾乎沒什麼用到的機會──很意外地，很多人其實都有過這樣的經驗。 原因就在於，你沒有選到適合自己的手帳。
一本手帳要使用一整年，款式設計對不對自己的胃口確實很重要，但在這之前，還有更需要留意的地方，其中一項就是：尺寸。平常隨身攜帶的機會多不多？都收在裡？可書寫的空間要多大，才方便工作上使用？根據以上答案的不同，適合使用的尺寸也會有所差異。先以自身的工作性質為基準，明確掌握對手帳的需求，再來找尋適合自己的手帳規格吧。
手帳尺寸的選擇重點
是否隨身攜帶
若工作性質需要經常外
出，隨身攜帶手帳的機會
也比較多，尺寸過大的款
式就不太方便了。請選擇
尺寸和重量都不會造成攜
帶負擔的款式。
收納位置
根據行程記錄量的多寡，
適合的手帳尺寸也不一
樣。請確實掌握自己大概
需要多少的書寫空間，再
來進行挑選吧。
書寫量
若隨身攜帶手帳，請想想
要把它裝在哪裡帶著。適
合放在口袋裡和適合放
在包包裡的大小也有所不
同，此外，還要考量到包
包本身的尺寸。
手帳的尺寸與特點
桌上型手帳
A4、A5 尺寸的手帳適合放在桌上使用，由
於擁有充足的書寫空間，行程滿檔或是書
寫量大的人都可以輕鬆運用。但因為攜帶
上有些不便，建議同時準備一本輕便型手
帳，以供外出時使用。
攜帶型手帳
要放入包包內隨身攜帶的手帳，不適合選
用過大的尺寸。A6、B6 尺寸的手帳正好可
以放進包包的內袋裡，方便攜帶。只是依
據個人所使用的包包大小不同，適合的手
帳尺寸也不一樣，請務必留意確認。
口袋型手帳
想把手帳放在西裝外套的暗袋，或是襯衫
胸前的口袋等處隨身攜帶的人，建議選擇
口袋型的尺寸。只是書寫空間比較小一
點，請確認自己是否適合使用。
手帳的種類（2）：非活頁vs 活頁手帳
▶在決定好尺寸後，接下來要考量的是手帳要選非活頁還是活頁好。經常需要
隨身攜帶的人，選用非活頁的款式會比較輕便。
▶活頁手帳最大的魅力就在於可以個人化，請以會持續使用多年為前提，多加
考量。
在尺寸定案後，接下來要考量的就是要選擇非活頁還是活頁款式的手帳。這兩種類型各有不同的優缺點，應依照個人的需求來做選擇。
非活頁與活頁手帳最大的差別就在於：能否個人化。活頁手帳可以搭配各種補充頁，自由地進行改造，而這對某些怕麻煩的人來說，也許反而是一大缺點。再者，補充頁的款式五花八門，要善加運用也需要經驗的累積。如果你還沒有習慣使用手帳，從非活頁的款式開始試用，或許是比較好的選擇。
你適合使用非活頁還是活頁手帳？
非活頁手帳
活頁手帳
非活頁手帳的優點
每年汰舊換新，可以藉此轉換心情
非活頁手帳的規格基本上以一年為單位，
所以每年都必須換一本新的。正因為如
此，每年啟用一本新手帳也能讓心情煥然
一新。
價格相對便宜
除非是使用特別高級的素材所製成的產
品，非活頁手帳一般來說，是比較便宜的，
約300 元的價位就能買到功能齊全的款式。
對手帳新手而言，花兩三年試用各種款式，
也不會造成負擔。
方便使用
頁面編排從一開始設計時就考量到使用的
方便性，不需要花時間閱讀什麼說明指南，
購買之後就能馬上開始使用。以這點來看，
會推薦手帳新手選擇非活頁的款式。
活頁手帳的優點
可以個人化
活頁手帳的最大優勢在於可以自由搭配各
種補充頁，製作一本最方便自己使用的個
人化手帳。補充頁的種類各式各樣，光是
國內販售的款式就多達數百款。
可以持續使用
只要替換日期頁，就可以好幾年持續使用
同一本手帳。此外，若是把以前的日期頁
保留下來，也可以在同一本手帳上確認去
年的行程，非常便利。
方便檢索
如果使用了索引頁，即使頁數再多，也可
以馬上找到哪一頁寫了什麼。除了日期頁
以外，也很適合用於統一管理各種資料和
參考數據等資訊。
手帳的種類（3）：行程欄的格式
▶行程欄的格式分為：適合詳細排定一整日行程的「時間軸管理型」，以及備註
欄空間充足的「自由寫入型」。
▶「想要一眼就能確認整週、整月或是更長期的行程」、「備註欄需要多大的空
間」，依照這兩個考量點的不同，適合的格式也會有所不同。
手帳可以身兼許多功能，而其中最重要的一項就是管理行程。因此， 選擇一本行程欄格式適合自己的手帳是非常重要的。
在選擇行程欄的格式時，必須考量的重點是「書寫量」和「書寫內容」。每天需要詳列眾多行程規劃的人，適合選用行程欄空間充足的款式，以便書寫。另一方面，若是預定行程比較少，但想要記載許多相關備註或資訊的人，則適合選用備註欄空間較大的款式。請思考自己適合的格式為何，再來進行挑選吧。
以書寫方式為考量
時間軸管理型
行程繁瑣的人適合使用「時間軸管理型」，頁面一開始就設有以30 分鐘等為單位所劃
下的刻度，可以用詳細的時間單位來記錄行程。這種格式能以時間的角度來區分並審視一整天的行程。
自由寫入型
比起詳細的「時間軸管理」，如果比較希望書寫更多待辦事項、執行紀錄等工作相關的備忘錄，則建議使用「自由寫入型」，行程欄旁設有自由格式的頁面，使用自由度高，可依照需求和喜好來做不同的運用。
具代表性的行程欄格式
根據行程欄的格式（版面規劃）不同，能書寫的量與檢視方式也大不相同。以下就讓我們來了解各種具有代表性的行程欄格式吧。
月曆型
把月計畫表編排成類似月曆的格式，有從週一開始或週日開始兩種。
週計畫縱向時間軸型
把週計畫表以縱向時間軸排列，一般普遍以30 分鐘或1 小時為單位刻度。
左頁週計畫型
左頁為週計畫表，右頁則為備註欄，計畫表的時間軸為橫式。
跨頁雙週計畫型
一頁是一週計畫，左右跨頁就包含了兩週分量的計畫。便於管理中期的行程安排，但是要留意此類型沒有備註欄。
一日一頁型
一天使用一頁的格式，比起詳細記載行程規劃，較適合作為日記使用。
折頁型
可以一次瀏覽數月，甚至是一整年的行程規劃，適合工作上會面臨跨月長期專案的人使用。
了解自己適合的手帳款式
手帳的款式各式各樣，你適合的是哪一種呢？
手帳內的行程紀錄是有訣竅的
▶「決定的當下就立刻寫進去」、「一天內重複多看幾次」是必須遵守的規則。
若能記錄實際執行的狀況，還能累積自己的經驗與智慧。
▶利用不同顏色區分，或是使用記號與縮寫，可以節省行程欄的書寫空間，看
起來也會更加清楚明瞭。
所謂的行程管理，並非只是把排定的工作或會面寫上去就好了，而是在 一邊執行的同時，一邊計畫要如何進行自己的工作，讓其順暢地實行，才能稱之為「行程管理」。
至於要如何實踐，重點就在於把行程規劃寫入手帳的方式。一字不差地寫下行程是一定要的，但如果不能 寫得一目瞭然，管理的功能將大打折扣，甚至造成多個行程撞期，或是無法在期限內準備好必需的資料等問題發生。讓我們確實掌握書寫手帳時的
基本原則吧。
讓手帳運用自如的訣竅
一有行程就馬上寫入
會面或行程只要一定案，就馬上寫進手帳裡。絕不能想著「之後再補」，因為最後只會忘記而已。若能養成習慣，在與人交談時翻開手帳記錄的話也很好。
一天內重複多看幾次
寫下來的行程或備忘事項不是這樣就結束了，一天內重複回頭多看幾次吧。每次都確認一下自己當下應該執行的事項，可以讓工作進行得更順利，也能避免疏失產生。
記錄行動與心得
除了行程以外，若能把實際執行的工作事項也做個紀錄，將更方便訂立今後的行程規劃。此外，一邊執行工作，一邊把自己的心得記錄下來，就能漸漸累積自己的經驗與智慧。
花點小心思，就能讓手帳變得清楚明瞭又賞心悅目
若能活用顏色區分，手帳就能變得一目瞭然。把重要的案子或是能提升自我動力的私人行程標上醒目的顏色，也是很好的方法。
用顏色來區分
分色的目的不僅是為了讓手帳多彩繽紛，而是要讓各種顏色代表不同的意義，以此
區分種類。例如急迫程度高的內容一律使用紅色，與客戶的會面則使用藍色、私人
行程使用綠色等等。某些需要特別提醒的行程，可以圈起來強調，也是很有效果的。
活用空間法
手帳內的行程欄大小有限，讓我們學習如何有效地運用吧。
使用記號、縮寫
像是會議或討論等一個月會舉行多次的活動，就用縮寫或記號來代替，這樣不但能
夠有效地節省書寫空間，同時也省下了手寫的功夫。縮寫或記號只要自己明白各自
所代表的涵義即可，請參考右邊
使用便利貼
如果行程規劃中有需要補充的內容，例如「業務會議時要分發企劃書」等等，就使
用便利貼吧。黏貼在相關行程附近的位置上，不用消耗手帳本身的書寫空間，就可
以達到補充資訊的效果。
利用中、長期計畫來抓住時間的整體節奏
▶一年聽起來很長，其實稍縱即逝。如果能用較長的幅度來掌握工作與私人計
畫，執行上也會更有效率。
▶中、長期計畫是安排短期計畫時的依據，所以不需要訂得過於嚴密。
一般而言，一本手帳可以記錄一年份的行程規劃，也就是說，靠著這一本，你就可以管理一整年的行動。雖然大家可能不會先注意到好幾個月後的事，但既然一整年的行程欄都設計在同一本手帳上了，就好好地加以運用吧。著眼於中、長期計畫，便可以
掌握工作的整體節奏，要立定短期計畫時也會變得輕鬆。購買了新手帳之後，請立刻把已經確定的行程填上去吧。不過，中、長期計畫不需要排得過於縝密，只要能從中了解大致的動向就可以了。
在立定行程規劃之前
留意「開始」與「結束」的時間點
一年聽起來好像很長，換算成星期，其實也才五十二週。一個月的專案為期四週，三個月的專案則要在十二週以內搞定。把著眼點放在工作「何時開始」、「何時結束」
是很重要的。
年度計畫表的填寫重點
雖然行程管理是為了工作才進行的，但如果私人時間無法過得豐富，工作也將無法充實。請把長期休假與各種紀念日等私人行程也確實填進計畫表裡吧。
利用月、週計畫表來具體掌握工作
▶為了具體規劃行程，先統整好當月或當週有哪些需要完成的事。
▶依照截止期限來確認必須進行的動作，排定好程序以便在期限內完成，是很
重要的。
月、週計畫是將中、長期計畫的內容變成具體化的行動，並排入確切的日期。排定了月、週計畫之後，就能清楚明白「何事要在何時以前完成到何種程度」，而「當天要做的事」也會顯得更加具體。排定月、週計畫時的重點在於訂下明確的期限。若同步進行多個專案時，先分別訂下各自的截止期限，再排出優先順序吧。明確列出應辦事項並分配好時間，制定保險且流暢的計畫是很重要的。
月計畫表的填寫重點
循著排定的行程走向來進行書寫。下表將以「月底前要提交簡報資料」為例，介紹填寫計畫表的方式。
週計畫表的填寫重點
明確詳列要做的事
週計畫表可以審視一整週的計畫，藉此排定每一天的行程。最重要的關鍵在於，清楚地記載「何時」要做「何事」。
了解空白時間的必要性
行程規劃有時會面臨更動，為了能夠彈性調整，必須保留一些空白的時間。請不要勉強擠滿行程，保持適度的空間吧。
如何用手帳來充實私人時間
▶工作上要有良好的表現，私人時間過得充實也是很重要的。固定先決定好休
假的時間與計畫吧。
▶利用手帳來提升對休假的期待，對工作也會產生更大的動力。把休閒嗜好也
記錄在手帳裡，將能有效提升工作的企圖心。
被工作追著跑、沒時間休息的確也是一個問題，不過沒空考慮休假的計畫，懶散度過假日就太浪費了。畢竟假日是用來享受休閒嗜好、轉換心情，或是為了自我提升而努力學習的寶貴時間。要讓私人時間也獲得充實，手帳可以幫我們很大的忙。重點在於，把私人行程也確實排入計畫表中。我們可以使用兩本手帳分別記錄工作與私人行程，或是記錄在同一本手帳裡的不同頁面也行，確實管理私人行程規劃，讓自己的時間過得更加豐富吧。
先決定好假日的計畫
要充實私人時間，最有效的方法就是先決定好假日的計畫。不要想著「等有休假再來想⋯⋯」、「等工作搞定後再說⋯⋯」，而是要讓自己抱持著「為了享受私人行程，我要趕快完成工作」的心態。
區分使用月、週計畫表
若手帳內同時包含了月計畫表和週計畫表，建議將月計畫表拿來記錄私人行程，週計畫表則用來記錄工作計畫。
用貼紙或符號讓手帳寫起來更愉悅
在私人行程表貼上自己喜歡的貼紙或加上簡單的插圖（符號），可以提高自己的期待感，對工作的動力也會隨之提升。不過若是經常要在客戶面前打開手帳的人，則需注意裝飾的程度別太誇張。
製作私人手帳
如果能在私人手帳上書寫各種紀錄，會讓自己更有充實閒暇時間的慾望。
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本文摘自《就是比你早下班的整理術：完全圖解手冊》
作者：Liberal社編輯部
譯者：蔡孟婷
出版社：好的文化
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| 秘書 為了延續妥善的行程管理，手帳扮演著秘書的角色。藉由確實記錄行程規劃，可以讓事前的工作準備更加完善，順暢地進行預先安排好的行程。 |
教練 在手帳上詳細記錄關於工作的內容，往後便可以回顧過去的工作步驟。手帳將成為你的教練，把你引導至正確的方向，避免重蹈轍。 |
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| 監督者 確實記錄行程規劃還可以防止計畫時間重疊的狀況發生，而手帳也兼具了監督者的功能，可有效確認截止期限之前的工作進度。 |
歷史 不分工作與私人生活，把所有過往發生的事項都詳實記錄在手帳上，讓它成為一本自己的歷史。上面所記載的一年前，抑或是五年前的自己，都能成為指引未來的指南針。 |
手帳的種類（1）：尺寸
▶手帳的尺寸從隨身攜帶的頻率、收納位置與書寫量這三點進行考量，以做出
最好的選擇。
▶具代表性的手帳規格有六種。如果平時大多擺在桌上，可選擇A5、B5 尺寸，
要放進包包隨身攜帶者則以A6、B6 尺寸為準。
特別買了手帳，結果不知為何，用起來不順手，所以很少拿出來寫，幾乎沒什麼用到的機會──很意外地，很多人其實都有過這樣的經驗。 原因就在於，你沒有選到適合自己的手帳。
一本手帳要使用一整年，款式設計對不對自己的胃口確實很重要，但在這之前，還有更需要留意的地方，其中一項就是：尺寸。平常隨身攜帶的機會多不多？都收在裡？可書寫的空間要多大，才方便工作上使用？根據以上答案的不同，適合使用的尺寸也會有所差異。先以自身的工作性質為基準，明確掌握對手帳的需求，再來找尋適合自己的手帳規格吧。
手帳尺寸的選擇重點
是否隨身攜帶
若工作性質需要經常外
出，隨身攜帶手帳的機會
也比較多，尺寸過大的款
式就不太方便了。請選擇
尺寸和重量都不會造成攜
帶負擔的款式。
收納位置
根據行程記錄量的多寡，
適合的手帳尺寸也不一
樣。請確實掌握自己大概
需要多少的書寫空間，再
來進行挑選吧。
書寫量
若隨身攜帶手帳，請想想
要把它裝在哪裡帶著。適
合放在口袋裡和適合放
在包包裡的大小也有所不
同，此外，還要考量到包
包本身的尺寸。
手帳的尺寸與特點
桌上型手帳
A4、A5 尺寸的手帳適合放在桌上使用，由
於擁有充足的書寫空間，行程滿檔或是書
寫量大的人都可以輕鬆運用。但因為攜帶
上有些不便，建議同時準備一本輕便型手
帳，以供外出時使用。
攜帶型手帳
要放入包包內隨身攜帶的手帳，不適合選
用過大的尺寸。A6、B6 尺寸的手帳正好可
以放進包包的內袋裡，方便攜帶。只是依
據個人所使用的包包大小不同，適合的手
帳尺寸也不一樣，請務必留意確認。
口袋型手帳
想把手帳放在西裝外套的暗袋，或是襯衫
胸前的口袋等處隨身攜帶的人，建議選擇
口袋型的尺寸。只是書寫空間比較小一
點，請確認自己是否適合使用。
手帳的種類（2）：非活頁vs 活頁手帳
▶在決定好尺寸後，接下來要考量的是手帳要選非活頁還是活頁好。經常需要
隨身攜帶的人，選用非活頁的款式會比較輕便。
▶活頁手帳最大的魅力就在於可以個人化，請以會持續使用多年為前提，多加
考量。
在尺寸定案後，接下來要考量的就是要選擇非活頁還是活頁款式的手帳。這兩種類型各有不同的優缺點，應依照個人的需求來做選擇。
非活頁與活頁手帳最大的差別就在於：能否個人化。活頁手帳可以搭配各種補充頁，自由地進行改造，而這對某些怕麻煩的人來說，也許反而是一大缺點。再者，補充頁的款式五花八門，要善加運用也需要經驗的累積。如果你還沒有習慣使用手帳，從非活頁的款式開始試用，或許是比較好的選擇。
你適合使用非活頁還是活頁手帳？
非活頁手帳
- 經常隨身攜帶手帳出門
- 不想花太多錢在手帳上
- 每年都想藉由換一本新手帳來轉換心情，當作新的開始
- 不希望想太多花樣，只想單純地使用手帳
活頁手帳
- 現在的工作需要參考去年或前年的記錄內容
- 希望使用質感較高級的手帳，願意為此多花一點錢
- 想把手帳改造成自己喜歡的樣來使用
非活頁手帳的優點
每年汰舊換新，可以藉此轉換心情
非活頁手帳的規格基本上以一年為單位，
所以每年都必須換一本新的。正因為如
此，每年啟用一本新手帳也能讓心情煥然
一新。
價格相對便宜
除非是使用特別高級的素材所製成的產
品，非活頁手帳一般來說，是比較便宜的，
約300 元的價位就能買到功能齊全的款式。
對手帳新手而言，花兩三年試用各種款式，
也不會造成負擔。
方便使用
頁面編排從一開始設計時就考量到使用的
方便性，不需要花時間閱讀什麼說明指南，
購買之後就能馬上開始使用。以這點來看，
會推薦手帳新手選擇非活頁的款式。
活頁手帳的優點
可以個人化
活頁手帳的最大優勢在於可以自由搭配各
種補充頁，製作一本最方便自己使用的個
人化手帳。補充頁的種類各式各樣，光是
國內販售的款式就多達數百款。
可以持續使用
只要替換日期頁，就可以好幾年持續使用
同一本手帳。此外，若是把以前的日期頁
保留下來，也可以在同一本手帳上確認去
年的行程，非常便利。
方便檢索
如果使用了索引頁，即使頁數再多，也可
以馬上找到哪一頁寫了什麼。除了日期頁
以外，也很適合用於統一管理各種資料和
參考數據等資訊。
手帳的種類（3）：行程欄的格式
▶行程欄的格式分為：適合詳細排定一整日行程的「時間軸管理型」，以及備註
欄空間充足的「自由寫入型」。
▶「想要一眼就能確認整週、整月或是更長期的行程」、「備註欄需要多大的空
間」，依照這兩個考量點的不同，適合的格式也會有所不同。
手帳可以身兼許多功能，而其中最重要的一項就是管理行程。因此， 選擇一本行程欄格式適合自己的手帳是非常重要的。
在選擇行程欄的格式時，必須考量的重點是「書寫量」和「書寫內容」。每天需要詳列眾多行程規劃的人，適合選用行程欄空間充足的款式，以便書寫。另一方面，若是預定行程比較少，但想要記載許多相關備註或資訊的人，則適合選用備註欄空間較大的款式。請思考自己適合的格式為何，再來進行挑選吧。
以書寫方式為考量
時間軸管理型
行程繁瑣的人適合使用「時間軸管理型」，頁面一開始就設有以30 分鐘等為單位所劃
下的刻度，可以用詳細的時間單位來記錄行程。這種格式能以時間的角度來區分並審視一整天的行程。
自由寫入型
比起詳細的「時間軸管理」，如果比較希望書寫更多待辦事項、執行紀錄等工作相關的備忘錄，則建議使用「自由寫入型」，行程欄旁設有自由格式的頁面，使用自由度高，可依照需求和喜好來做不同的運用。
具代表性的行程欄格式
根據行程欄的格式（版面規劃）不同，能書寫的量與檢視方式也大不相同。以下就讓我們來了解各種具有代表性的行程欄格式吧。
月曆型
把月計畫表編排成類似月曆的格式，有從週一開始或週日開始兩種。
週計畫縱向時間軸型
把週計畫表以縱向時間軸排列，一般普遍以30 分鐘或1 小時為單位刻度。
左頁週計畫型
左頁為週計畫表，右頁則為備註欄，計畫表的時間軸為橫式。
跨頁雙週計畫型
一頁是一週計畫，左右跨頁就包含了兩週分量的計畫。便於管理中期的行程安排，但是要留意此類型沒有備註欄。
一日一頁型
一天使用一頁的格式，比起詳細記載行程規劃，較適合作為日記使用。
折頁型
可以一次瀏覽數月，甚至是一整年的行程規劃，適合工作上會面臨跨月長期專案的人使用。
了解自己適合的手帳款式
手帳的款式各式各樣，你適合的是哪一種呢？
手帳內的行程紀錄是有訣竅的
▶「決定的當下就立刻寫進去」、「一天內重複多看幾次」是必須遵守的規則。
若能記錄實際執行的狀況，還能累積自己的經驗與智慧。
▶利用不同顏色區分，或是使用記號與縮寫，可以節省行程欄的書寫空間，看
起來也會更加清楚明瞭。
所謂的行程管理，並非只是把排定的工作或會面寫上去就好了，而是在 一邊執行的同時，一邊計畫要如何進行自己的工作，讓其順暢地實行，才能稱之為「行程管理」。
至於要如何實踐，重點就在於把行程規劃寫入手帳的方式。一字不差地寫下行程是一定要的，但如果不能 寫得一目瞭然，管理的功能將大打折扣，甚至造成多個行程撞期，或是無法在期限內準備好必需的資料等問題發生。讓我們確實掌握書寫手帳時的
基本原則吧。
讓手帳運用自如的訣竅
一有行程就馬上寫入
會面或行程只要一定案，就馬上寫進手帳裡。絕不能想著「之後再補」，因為最後只會忘記而已。若能養成習慣，在與人交談時翻開手帳記錄的話也很好。
一天內重複多看幾次
寫下來的行程或備忘事項不是這樣就結束了，一天內重複回頭多看幾次吧。每次都確認一下自己當下應該執行的事項，可以讓工作進行得更順利，也能避免疏失產生。
記錄行動與心得
除了行程以外，若能把實際執行的工作事項也做個紀錄，將更方便訂立今後的行程規劃。此外，一邊執行工作，一邊把自己的心得記錄下來，就能漸漸累積自己的經驗與智慧。
花點小心思，就能讓手帳變得清楚明瞭又賞心悅目
若能活用顏色區分，手帳就能變得一目瞭然。把重要的案子或是能提升自我動力的私人行程標上醒目的顏色，也是很好的方法。
用顏色來區分
分色的目的不僅是為了讓手帳多彩繽紛，而是要讓各種顏色代表不同的意義，以此
區分種類。例如急迫程度高的內容一律使用紅色，與客戶的會面則使用藍色、私人
行程使用綠色等等。某些需要特別提醒的行程，可以圈起來強調，也是很有效果的。
活用空間法
手帳內的行程欄大小有限，讓我們學習如何有效地運用吧。
使用記號、縮寫
像是會議或討論等一個月會舉行多次的活動，就用縮寫或記號來代替，這樣不但能
夠有效地節省書寫空間，同時也省下了手寫的功夫。縮寫或記號只要自己明白各自
所代表的涵義即可，請參考右邊
使用便利貼
如果行程規劃中有需要補充的內容，例如「業務會議時要分發企劃書」等等，就使
用便利貼吧。黏貼在相關行程附近的位置上，不用消耗手帳本身的書寫空間，就可
以達到補充資訊的效果。
利用中、長期計畫來抓住時間的整體節奏
▶一年聽起來很長，其實稍縱即逝。如果能用較長的幅度來掌握工作與私人計
畫，執行上也會更有效率。
▶中、長期計畫是安排短期計畫時的依據，所以不需要訂得過於嚴密。
一般而言，一本手帳可以記錄一年份的行程規劃，也就是說，靠著這一本，你就可以管理一整年的行動。雖然大家可能不會先注意到好幾個月後的事，但既然一整年的行程欄都設計在同一本手帳上了，就好好地加以運用吧。著眼於中、長期計畫，便可以
掌握工作的整體節奏，要立定短期計畫時也會變得輕鬆。購買了新手帳之後，請立刻把已經確定的行程填上去吧。不過，中、長期計畫不需要排得過於縝密，只要能從中了解大致的動向就可以了。
在立定行程規劃之前
留意「開始」與「結束」的時間點
一年聽起來好像很長，換算成星期，其實也才五十二週。一個月的專案為期四週，三個月的專案則要在十二週以內搞定。把著眼點放在工作「何時開始」、「何時結束」
是很重要的。
年度計畫表的填寫重點
雖然行程管理是為了工作才進行的，但如果私人時間無法過得豐富，工作也將無法充實。請把長期休假與各種紀念日等私人行程也確實填進計畫表裡吧。
利用月、週計畫表來具體掌握工作
▶為了具體規劃行程，先統整好當月或當週有哪些需要完成的事。
▶依照截止期限來確認必須進行的動作，排定好程序以便在期限內完成，是很
重要的。
月、週計畫是將中、長期計畫的內容變成具體化的行動，並排入確切的日期。排定了月、週計畫之後，就能清楚明白「何事要在何時以前完成到何種程度」，而「當天要做的事」也會顯得更加具體。排定月、週計畫時的重點在於訂下明確的期限。若同步進行多個專案時，先分別訂下各自的截止期限，再排出優先順序吧。明確列出應辦事項並分配好時間，制定保險且流暢的計畫是很重要的。
月計畫表的填寫重點
循著排定的行程走向來進行書寫。下表將以「月底前要提交簡報資料」為例，介紹填寫計畫表的方式。
週計畫表的填寫重點
明確詳列要做的事
週計畫表可以審視一整週的計畫，藉此排定每一天的行程。最重要的關鍵在於，清楚地記載「何時」要做「何事」。
了解空白時間的必要性
行程規劃有時會面臨更動，為了能夠彈性調整，必須保留一些空白的時間。請不要勉強擠滿行程，保持適度的空間吧。
如何用手帳來充實私人時間
▶工作上要有良好的表現，私人時間過得充實也是很重要的。固定先決定好休
假的時間與計畫吧。
▶利用手帳來提升對休假的期待，對工作也會產生更大的動力。把休閒嗜好也
記錄在手帳裡，將能有效提升工作的企圖心。
被工作追著跑、沒時間休息的確也是一個問題，不過沒空考慮休假的計畫，懶散度過假日就太浪費了。畢竟假日是用來享受休閒嗜好、轉換心情，或是為了自我提升而努力學習的寶貴時間。要讓私人時間也獲得充實，手帳可以幫我們很大的忙。重點在於，把私人行程也確實排入計畫表中。我們可以使用兩本手帳分別記錄工作與私人行程，或是記錄在同一本手帳裡的不同頁面也行，確實管理私人行程規劃，讓自己的時間過得更加豐富吧。
先決定好假日的計畫
要充實私人時間，最有效的方法就是先決定好假日的計畫。不要想著「等有休假再來想⋯⋯」、「等工作搞定後再說⋯⋯」，而是要讓自己抱持著「為了享受私人行程，我要趕快完成工作」的心態。
區分使用月、週計畫表
若手帳內同時包含了月計畫表和週計畫表，建議將月計畫表拿來記錄私人行程，週計畫表則用來記錄工作計畫。
用貼紙或符號讓手帳寫起來更愉悅
在私人行程表貼上自己喜歡的貼紙或加上簡單的插圖（符號），可以提高自己的期待感，對工作的動力也會隨之提升。不過若是經常要在客戶面前打開手帳的人，則需注意裝飾的程度別太誇張。
製作私人手帳
如果能在私人手帳上書寫各種紀錄，會讓自己更有充實閒暇時間的慾望。
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本文摘自《就是比你早下班的整理術：完全圖解手冊》
作者：Liberal社編輯部
譯者：蔡孟婷
出版社：好的文化
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